Текст книги "Шпаргалка по логистике"

Автор книги: Анжелика Шепелева

сообщить о нарушении

Текущая страница: 5 (всего у книги 13 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]

29. РЕИНЖИНИРИНГ ПРОЦЕССА ОБСЛУЖИВАНИЯ ПОТРЕБИТЕЛЯ

Реинжиниринг процесса обслуживания – это пересмотр и реконструирование процессов выполнения заказов в целях улучшения показателей системы обслуживания.

Реинжиниринг процесса обслуживания включает в себя:

1) составление списка всех процессов;

2) выбор приоритетного процесса;

3) интервью с конечным потребителем;

4) мониторинг процесса;

5) составление схемы процесса;

6) перепроектирование процесса;

7) испытание и проверку процесса;

8) выбор следующего процесса.

Реинжиниринг процесса обслуживания состоит из следующих этапов:

1-й этап – изучение существующей системы обработки и выполнения заказов.

Он включает в себя:

1) исследование и анализ процесса прохождения одного, как правило приоритетного, самого важного или срочного заказа по всей цепи поставок – от поступления заказа до приемки получателем заказанной продукции. Внимание концентрируется на ключевых процессах;

2) анализ требований потребителя к обслуживанию, фактические и желательные для потребителя параметры системы обслуживания. С этой целью проводят интервью с потребителями;

3) составление схемы процесса обслуживания с указанием всех стадий обработки заказа, исполнителей, выполняемых ими задач и границ их ответственности. Также рассчитывается время, затрачиваемое на

С основную и на вспомогательную работу;

2-й этап – разработка рекомендаций по улучшению систем обслуживания:

1) внесение и анализ предложений по оптимизации процесса выполнения заказа, устранению потерь ресурсов, сокращению времени выполнения вспомогательных операций (например, сокращение промежуточного контроля над качеством, внедрение НТП, выполнение операций параллельно, а не последовательно). Рассмотрение предложений проводится с участием руководителей всех функциональных подразделений предприятия и основных потребителей;

2) выработка рекомендаций на основе обобщения предложений;

3) реализация наиболее оптимального предложения.

3-й этап – проверка результативности новой системы обслуживания.

Анализируется вероятность возникновения новых проблем, определяются ограничивающие факторы внешней среды, возможные неожиданные реакции на изменения, для чего проводятся испытания нового процесса. Переработанный процесс обслуживания потребителей реализуется, контролируется и стандартизуется.

Рекомендации по проведению реинжиниринга процесса выполнения заказа:

1) отдавать предпочтение не длительному и обширному анализу, а конкретным действиям. Анализ не должен парализовывать действия;

2) не затягивать сроки проведения реинжиниринга. Реинжиниринг должен дать конкретные результаты в течение одного года, иначе теряется поддержка руководства предприятия. Лучше сделать меньше, чем переоценить собственные силы и ресурсы. Перепроектировать процессы выполнения заказов один за другим, добиваясь последовательных результатов;

3) не ограничиваться только самим процессом. Реконструирование процесса выполнения заказа потребителя, как правило, влечет и изменение всего, что связано с данным процессом, например орга-

4) учитывать интересы тех, кого непосредственно затрагивают результаты перепроектированного процесса обслуживания.

30. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ, ПОДГОТОВКА ЗАКАЗОВ

Управление заказами решает следующие основные вопросы.

1. Что заказывать?

2. Сколько заказывать?

3. Когда заказывать необходимую продукцию?

4. Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?

5. Кроме того, контролируется выполнение заказа.

Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.

Заявка – контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма.

В заявке указываются:

1) предмет закупки;

2) код статьи, на которую относятся затраты;

3) особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).

Система управления заказами предполагает расчет следующих показателей:

1) минимальный уровень запаса продукции – минимальный уровень остатков, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции;

2) оптимальный уровень запаса – уровень, достаточный для осуществления бесперебойного функцио-

С нирования предприятия в период цикла поставки, при котором страховой запас продукции остается неприкосновенным; 3)оптимальная периодичность заказа – периодичность, с которой менеджер по закупкам должен размещать регулярные заказы поставщикам для поддержания оптимального уровня запасов.

Существуют следующие виды заказов:

1) стандартные – имеют место, когда размещение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хранение запасов продукции;

2) специальные – имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на основании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.

Процедура составления заказов включает в себя:

1) уточнение суммы остатков продукции;

2) анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыполненных заказов;

3) включение в регулярный стандартный заказ всей продукции из необработанных специальных заказов;

4) окончательное оформление заказа;

5) отправка оформленного заказа поставщику.

При поступлении заказа необходимо:

1) сверить полученную продукцию с данными накладной;

2) провести физический осмотр поставленной продукции на предмет обнаружения бракованных изделий;

3) зафиксировать поступление заказанной продукции в складской документации;

4) по истечении определенного срока (например, 30 дней) применяется специальная схема работы с нереализованной продукцией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают поставщику).

31. СИСТЕМЫ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ

Функции запасов, обеспечивающих гибкость системы обслуживания потребителей:

1) накопление продукции с последующим распределением;

2) защита от изменения цен и инфляции;

3) управление затратами путем использования ценовой скидки, зависящей от величины заказа.

Система управления запасами – совокупность правил и показателей, определяющих момент времени и объем закупки продукции для пополнения запасов. Умелое и продуманное управление запасами является одним из условий повышения эффективности торговой деятельности.

Параметры системы управления запасами:

1) точка заказа – минимальный (контрольный) уровень запасов продукции, при наступлении которого необходимо их пополнение;

2) нормативный уровень запасов – расчетная величина запасов, достигаемая при очередной закупке;

3) объем отдельной закупки;

4) частота совершения закупок – продолжительность интервала между двумя возможными закупками продукции, т. е. периодичность пополнения запасов продукции;

5) пополняемое количество продукции, при котором достигается минимум затрат на хранение запаса при заданных затратах на пополнение и заданных альтернативных затратах инвестированного капитала.

Стадии процесса управления запасами:

1) прогнозирование возможного использования запасов продукции:

– мониторинг фактического использования запасов продукции;

– мониторинг фактических затрат на пополнение запасов продукции;

– мониторинг времени, необходимого для создания запаса путем поставки или производства (время поставки или время производства).

Основные показатели управления запасами:

1) уровень запасов продукции – характеризует обеспеченность предприятия запасами на определенную дату и показывает, на какое число дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса;

2) скорость оборота запасов продукции – отношение объема запасов продукции к объему продукции, реализованной за определенный период;

3) оборот запасов – интервал времени (в днях) между поступлением продукции на склад и отпуском материалов в производство, а также между поступлением продукции в торговое предприятие и ее продажей;

4) норма оборачиваемости запасов – показатель, характеризующий количество продаж продукции за определенный период (обычно за год);

5) коэффициент оборачиваемости запасов – показывает, как часто оборачиваются или продаются запасы при обеспечении текущего объема продаж продукции. Этот коэффициент характеризует эффективность системы закупок, производства и сбыта на предприятии.

Система контроля уровня запаса – подробный учет сырья и изделий, применяемых в производственном процессе, непроизводственных материалов, например, таких, как расходные материалы, офисные принадлежности, а также предметы для поддержания в исправном состоянии и ремонта помещений и оборудования.

Метод оценки запасов по средний основан на расчете средней себестоимости запасов продукции. «Взвешивается» количество запасов продукции, закупаемой купаемой по разным ценам.

Метод поштучной оценки применяется для учета таких изделий, как автомобили и уникальные произведения живописи, дорогие ювелирные изделия и мебель, изготовленная на заказ.

32. КЛАССИФИКАЦИЯ ЗАПАСОВ

Товарные запасы – товары, находящиеся в сфере товарного обращения, а также у изготовителя и в пути. Их наличие характеризует статичное состояние и местоположение товарной массы в процессе товародвижения на определенный момент времени. Они являются сложной экономической категорией и выражают многогранные взаимоотношения между участниками хозяйственной деятельности.

Различают следующие виды запасов:

1) запасы в пути – запасы продукции, на момент учета находящиеся в процессе транспортировки от поставщиков к потребителям или на предприятия оптовой торговли;

2) неликвидные запасы – длительно неиспользуемые или нереализуемые производственные или товарные запасы;

3) переходящие запасы – остатки продукции на конец отчетного периода. Обеспечивают непрерывность производства и потребления в отчетном (или следующем за отчетным) периоде до момента очередной поставки продукции;

4) подготовительные запасы – часть запасов продукции, наличие которых вызвано необходимостью подготовки продукции к отпуску потребителям: оформления приемки или отпуска, подсортировки, погрузки и разгрузки, комплектации;

5) производственные запасы – запасы, предназначенные для производственного потребления;

6) сезонные запасы – запасы, образующиеся при сезонном характере производства продукции или при сезонном характере потребления и транспортировки. Их назначение – обеспечить стабильное функционирование предприятия и бесперебойность снабжения производства на время сезонного перерыва в производстве, потреблении или транспортировке;

7) резервные запасы – постоянно поддерживаемый запас продукции на случай непредвиденных заказов и резких колебаний спроса. Резервные запасы должны обеспечивать бесперебойное функционирование предприятия до того момента, когда заказ будет доставлен на склад получателя;

8) страховые (гарантийные) запасы предназначены для обеспечения непрерывного (бесперебойного) снабжения предприятия в случае возникновения непредвиденных обстоятельств:

– отклонения в периодичности и величине партий поставок от плановых или предусмотренных в договорах;

– невыполнение плана выпуска продукции поставщиком;

– резкое возрастание спроса;

– задержка продукции в пути при доставке от поставщиков;

– невозможность осуществления своевременной закупки и поставки продукции;

9) текущие запасы обеспечивают непрерывность снабжения предприятия между двумя очередными поставками и рассчитываются исходя из интервала поставки;

10) запасы сырья и материалов – материалы, которые должны стать частью готовой продукции в результате процесса производства;

11) запасы незавершенного производства – продукция, которая находится в процессе производства и обработка которой еще не закончена;

12) запасы готовой продукции – продукция, произведенная, но не отправленная потребителям;

13) запас текущего пополнения характеризует среднее количество ассортимента продукции, обновляемое с каждой партией поставки, и зависит от частоты завоза продукции и комплектности поступления;

14) запас в размере однодневного оборота хранится в торговом зале, ежедневно пополняется за счет запаса текущего пополнения и предназначается для непосредственного отпуска продукции покупателям.

33. ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОЙ ВЕЛИЧИНЫ ТОВАРНЫХ ЗАПАСОВ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Каждое предприятие при обосновании необходимой величины товарных запасов использует следующую информацию:

1) об обороте розничной торговли и продаже по группам товаров в отчетном и прогнозируемом периоде;

2) о товарных запасах по объему и структуре, об оборачиваемости товаров;

3) из бухгалтерской отчетности о совокупных расходах, расходах по оплате кредитов, транспортировке и хранении товаров;

4) о размерах торговых наценок;

5) о наличии собственных оборотных средств.

Методы расчета необходимой величины товарных запасов:

1) опытно-статистический – установление рекомендуемой величины запасов (в днях к объему продаж и в сумме) исходя из сложившихся тенденций изменения товарооборачиваемости и факторов, влияющих на нее с учетом ожидаемых изменений в планируемом периоде. Этот метод является основным при определении необходимой величины по группам товаров, доля которых в объеме продаж менее 5 % и по небольшим предприятиям (мелкой рознице);

2) технико-экономический – используется для тех групп товаров, которые занимают в объеме продаж 5 % и более. Суть этого метода состоит в расчете по товарной группе общей величины необходимых запасов (М) по ее составляющим: запасы, связанные с затратами времени по комплектованию, приемке и подготовке товаров к продаже (К); рабочий запас, т. е. товары, которые должны быть реализованы в период между завозами партий товара (Р); запас текущего пополнения (П/2) – по товарам простого ассортимента он равен половине частоты завоза; страховой запас (С) устанавливается предприятием эмпирически.

М = К + Р + П/2 + С

Рассмотрим методику расчета каждого из слагаемых:

К – определяется исходя из затрат времени на период подготовки товаров и комплектования торгового ассортимента. Он составляет в реальной действительности 1–3 дня;

Р – рабочий запас, определяется затратами времени на формирование заказа и организацию его поставки. По товарам местного производства он обычно составляет 4–6 дней;

П/2 – запас текущего пополнения предназначен для бесперебойной торговли между очередными пополнениями запасов и при расчете норматива, принимается в среднем размере (П/2) исходя из того, что в момент поступления товаров создается максимальный запас, а перед очередным завозом их общая величина будет минимальной. Общая величина запаса пополнения (П) определяется умножением нормированного текущего срока завоза в днях на коэффициент обновления всего ассортимента (она в свою очередь определяется делением количества разновидностей по ассортиментному перечню на количество разновидностей в одной партии). Расчеты величины этого запаса могут быть рассчитаны в нескольких вариантах. Увеличение частоты завоза товаров и количества разновидностей, завозимых в среднем в одной партии, влияет на уменьшение запаса текущего пополнения и наоборот. Предприятия, принимая решение об изменении норматива запасов, должны предусматривать изменение соответствующих условий поставки: частоты и комплектности завоза;

С – страховой запас создается на случай резкого увеличения спроса населения. Он составляет 30–50 % от величины запаса пополнения.

34. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ СНАБЖЕНИЯ

Снабжение – это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Управление снабжением – это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок в целях обеспечения добавленной ценности для потребителей.

Политика снабжения – это общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.

Содержание политики снабжения:

1) описание организационной структуры подразделения снабжения;

2) положение о ценных закупках;

3) положение об этике снабженческой деятельности.

Функции снабжения:

– выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

– определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

– решение о заказе;

– установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

– управление запасами;

– учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Принципы снабжения:

1) планомерность – завоз продукции на основе плановых графиков завоза;

2) ритмичность – завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;

3) оперативность – осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) экономичность – минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;

5) централизация – снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;

6) технологичность – использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения – определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Задача системы снабжения – обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.

Требования к системе снабжения:

1) обеспечение непрерывного потока продукции: обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;

2) управление запасами: сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание; со

3) поддержание уровня качества обслуживания потре– 2 бителей;

4) работа с поставщиками: поиск компетентных поставщиков;

5) стандартизация: покупка стандартной продукции там, где это возможно;

6) достижение минимальной общей стоимости обслуживания, процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;

7) обеспечение конкурентного преимущества предприятия;

8) развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

9) обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения – гаран-тированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени.

35. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЗАКУПОК

Этапы процесса закупок на предприятии:

1) определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат, параметров бюджета);

2) формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;

3) размещение объявлений о подаче предложений;

4) оценка предложения;

5) окончательные переговоры;

6) составление документации;

7) поставка и контроль качества;

8) обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Операции, осуществляемые в рамках функции закупок:

1) анализ рынка;

2) изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;

3) получение и оценка предложения поставщика;

4) выбор поставщика;

5) согласование стоимости обслуживания и заключение договора;

6) проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;

7) проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;

8) размещение заказа;

9) делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

10) установление единой политики в отношениях с поставщиками;

11) выработка методов учета продукции;

12) сокращение времени проверки и одобрения спецификации продукции;

13) ускорение оплаты продукции;

14) экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;

15) поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;

16) отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции;

17) прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;

18) анализ ценности и возможностей поставщика;

19) разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

Факторы, влияющие на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия:

1) скорость выполнения заказа (время от момента отправки заказа до получения продукции);

2) возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;

3) готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией;

4) обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции;

5) умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки;

6) наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей;

7) наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети;

8) достаточный уровень запасов продукции;

9) уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям.

Цели системы управления закупками на предприятии: расширение номенклатуры продукции, снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков, избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции, контроль над специальными заказами, контроль над упущенными продажами, увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.