Текст книги "Бухгалтерский учет на компьютере"

Автор книги: Александр Заика

сообщить о нарушении

Текущая страница: 2 (всего у книги 6 страниц) [доступный отрывок для чтения: 2 страниц]

В поле Пользовательнужно, нажав на кнопку с треугольником, выбрать пользователя системы для входа в неё. В поле Пароль– ввести пароль.

При открытии обычной только что созданной базы в списке выбора пользователей будет присутствовать лишь пользователь Администратор.

В демонстрационной базе есть несколько пользователей, им заданы пустые пароли, то есть для входа в систему под конкретным пользователем достаточно выбрать его имя в списке Пользователь. Если вы работаете в базе реальной организации, где используется система разграничения доступа к базам, для вас создадут нового пользователя системы, сообщат вам имя пользователя и пароль. При этом если в организации серьезно подходят к вопросам разграничения прав, вы не сможете, например, создавать документы, относящиеся к тому разделу учёта, которым вы не занимаетесь.

Мы выбрали в окне входа в систему пользователя Любимов (администратор). После нажатия на кнопку ОКмы попадём в демонстрационную информационную базу, рис. 2.3.

Рис. 2.3. Демонстрационная информационная база

Здесь, в рабочей области окна программы, открыта закладка Путеводитель по демонстрационной базе, она содержит полезные справочные сведения по данной базе.

Интерфейс 1С: Бухгалтерии организован в соответствии с разделами учёта. Разделы учёта отражены в виде пиктограмм на Панели разделов. Здесь вы можете видеть пиктограммы Банк и касса, Покупки и продажии другие.

Помимо разделов учёта, Панель разделовсодержит команды для перехода к интерфейсу, содержащему набор часто используемых инструментов ( Рабочий стол) и команды вызова интерфейсов настроек учёта и администрирования. При переходе в соответствующий раздел рабочая область программы не меняется, однако, меняется состав Панели навигации(она расположена слева и обычно содержит ссылки для быстрого доступа к журналам документов, справочникам, документам и другим объектам) и Панели действий(на рис. 2.3. она содержит группы команд Стандартные отчетыи Информация, обычно на ней располагаются команды создания отчётов соответствующего раздела учета). То есть, команды панели навигации обычно подразумевают организацию переходов, например, к списку неких объектов, а команды панели действий – создание объектов. Размеры панелей можно менять, перетаскивая разделительные полосы с тремя точками.

Выше мы упоминали документы, справочники и отчёты – это объекты системы, участвующие в организации учёта, ниже мы рассмотрим их подробно.

Обратите внимание на самую верхнюю часть окна программы. В правой её части расположены кнопки для быстрого вызова некоторых команд ( Сохранить, Печать, Предварительный просмотри другие). Для настройки состава этих команд можно воспользоваться кнопкой с черным треугольником, которая расположена у крайней правой кнопки (сразу перед стандартными кнопками для управления окном), рис. 2.4.

Обратите внимание на кнопку О программе– она позволяет быстро узнать сведения о версиях платформы и конфигурации. Эти сведения нужны, если вы обратитесь за поддержкой в фирму-франчайзи, которая обслуживает вашу организацию или позвоните на линию консультации фирмы 1С.

Рис. 2.4. Настройка состава кнопок

В левой верхней части окна программы находится кнопка главного меню, рис. 2.5. Она позволяет открыть меню, которое содержит традиционные для Windows-приложений группы команд. В частности, команда Сервис > Параметрыоткрывает окно настройки параметров интерфейса, в этом окне нас интересует параметр Отображать команду «Все функции». Если установить флаг у этого параметра, в нижней части главного меню, показанном на рис. 2.5., появится команда Все функции.

Рис. 2.5. Главное меню

Эта команда позволяет вызвать окно, которое содержит список объектов системы, сгруппированных по видам объектов, рис. 2.6. Считается, что данный список необходим на этапе разработки новых систем, так как он позволяет вызывать объекты, для которых пока не предусмотрено команд вызова в интерфейсе. Однако он может быть полезен и в обычной работе.

Например, вы нашли в бухгалтерском журнале описание некоей методики учёта. При этом вы не можете обнаружить в интерфейсе системы команду для вызова нужного объекта. В интерфейсе эта команда, наверняка, есть, лучше всего обнаружить её и пользоваться именно ей, а если данный объект нужен вам постоянно – увеличить скорость его вызова за счёт добавления соответствующей команды в Избранное. Ниже мы рассмотрим работу с этой командой, для вызова списка избранного используется соответствующая кнопка в левой части заголовка окна программы.

Рис. 2.6. Окно Все функции

Итак, если вы знаете название документа, но не можете обнаружить его в интерфейсе системы, в окне Все функцииможно развернуть группу Документыи просмотреть её состав. Найдя нужный документ достаточно сделать двойной щелчок по строке с его именем, будет открыт список документов этого вида. Если нужного документа и с использованием этого подхода найти не удаётся – проверьте источник информации, откуда вы узнали о нём. Возможно, там речь идёт о версии 1С: Бухгалтерии, отличающейся от вашей, а в вашей версии роль искомого документа выполняет другой документ.

Рядом с кнопкой главного меню находится кнопка Меню функций. Она позволяет быстро переключиться к упрощенному представлению интерфейса программы. На рис. 2.7. вы можете видеть результат воздействия нажатия на эту кнопку на раздел Банк и касса. В обычном режиме в разделах присутствует рабочая область и панели, при нажатой кнопке Меню функцийвсе объекты, доступные в конкретном разделе, приведены в виде списков. Такой режим работы удобен на мониторах с небольшим разрешением, когда с обычным интерфейсом программы работать неудобно.

Рис. 2.7. Интерфейс системы, преобразованный по нажатию кнопки Меню функций

Для перехода в обычный режим можно снова нажать на кнопку Меню функций.

Избранное– это список ссылок для быстрого вызова объектов. Предположим, мы постоянно обращаемся к журналу Кассовые документы. Для того, чтобы его открыть, можно перейти в раздел Банк и кассаи найти на Панели навигациисоответствующую ссылку. Но скорость доступа к журналу можно увеличить. Для этого при открытом журнале достаточно вызвать меню кнопки Избранноеи выполнить в этом меню команду Добавить в избранное. После выполнения данной команды в меню Избранноепоявится команда для быстрого вызова нужного журнала (рис. 2.8.).

Рис. 2.8. Меню Избранное с только что добавленной ссылкой

Теперь мы сможем быстро вызвать журнал Кассовые документы, независимо от раздела интерфейса, в котором находимся.

Для того, чтобы настроить список ссылок, уже добавленных в Избранное, можно воспользоваться командой Настройка избранногоиз того же меню. При её выполнении открывается окно, рис. 2.9., которое позволяет перемещать пункты меню Избранноеи удалять ненужные пункты.

Рис. 2.9. Настройка списка избранных ссылок

Для перемещения ссылки выше или ниже текущей позиции служат кнопки со стрелками на панели инструментов окна Настройка избранного. Для удаления ссылок используется кнопка Удалить текущий элемент.

Осваивая 1С: Бухгалтерию, помните о том, что если навести указатель мыши на кнопку, и немного подержать над ней, появится всплывающая подсказка, содержащая название элемента и, во многих случаях, комбинацию клавиш для быстрого вызова команды. Использование комбинаций клавиш для быстрого вызова команд, которыми часто пользуются, экономит время.

В нижней части окна программы, слева, есть кнопка История– она позволяет быстро просмотреть список добавленных или измененных объектов (документов, элементов справочников). В правой части располагается Информационная панель. Здесь содержатся сведения об уведомлениях, о недавно созданных или измененных объектах. В нашем случае после запуска программа предложила обновить курсы валют и классификатор банков, после этого мы добавили несколько объектов в список избранного, сведения об этих действиях отражены в информационной панели. Щелкая по ссылкам на объекты в Информационной панели, можно переходить к этим объектам.

Для выхода из системы можно просто закрыть окно 1С: Бухгалтерии. Если вы не сохранили какие-либо изменения в ходе работы, система сообщит вам об этом.

Мы рассмотрели особенности пользовательского интерфейса 1С: Бухгалтерии, теперь поговорим об общем плане учетных работ.

Начало ведения учета и план учетных работ

Существует несколько подходов к началу ведения учета в 1С: Бухгалтерии 3.0.

1. Начало учета для новой организации. При таком варианте все начинается «с нуля», с чистой базы, в которой вы занимаетесь ведением учета. От вас потребуется лишь внимательное ведение учета.

2. Перенос данных из бухгалтерских программ других версий, например, перенос баз, работающих под управлением 1С: Предприятия 7.7. Автоматический перенос данных возможен лишь в том случае, если конфигурации, из которых вы переносите данные, были типовыми, в ходе работы с ними не проводилось их доработки под нужды организации. В противном случае никто не сможет гарантировать вам нормального переноса данных стандартными средствами. Перенос в подобной ситуации возможен – но для его выполнения вам лучше поискать специалистов. Надо отметить, что перенос данных возможен не только из учетных программ более старых версий, разработанных компанией 1С, но и из любых других учетных систем, но в последнем случае операция гарантированно потребует вмешательства специалистов. Кроме того, учтите, что после загрузки данных из старой базы, вам нужно будет тщательнейшим образом проверить данные в новой базе, сверить все по данным отчетов. Обычно абсолютно «чистых» переносов не бывает – всегда встречаются какие-то мелкие проблемы, которые потребуют ручного вмешательства. Идеальный вариант перехода – это начало ведения учета с начала нового учетного года, когда из старой базы в новую переносятся справочники и остатки по счетам. Перенесенные данные и в таком случае нужно тщательно проверить, добившись, в случае обнаружения расхождений, полного их соответствия в «старой» и «новой» базах. Вариант не столь идеальный – переход где-то в середине учетного периода. При таком переходе, в идеале, в новую базу должны попасть справочники, сведения об остатках на начало текущего учетного года, а так же – все документы текущего года, ведь их данные должны попасть в отчетность, да и продолжать учет без этих документов будет невозможно. Если привести некоторую среднюю оценку подобных выгрузок, то можно сказать, что в большинстве случаев документы переносятся, но может случиться так, что не все, может случиться так, что переносятся некорректно. Здесь, опять же, можно доверить перенос специалистам. Но в любом случае, вам, после выгрузки, которая выполнялась не по состоянию на начало года, придется проверить все перенесенные документы, и, при необходимости, отредактировать некоторые из них или добавить в систему те из них, которые не перенеслись. Более того, если уж совсем по правилам осуществлять переход на новую учетную систему со старой, то рекомендуется некоторое время вести параллельный учет в двух системах, сверять результаты – ведь новая система может вести себя непредсказуемо для пользователя, с ней незнакомого. Если вы сможете позволить себе ведение учета и в новой и в старой системах – это позволит вам вовремя заметить те «неожиданности», которые новая система может вам преподнести, избежать связанных с этим учетных ошибок и, в итоге, быстрее освоить новую систему.

3. Третий вариант начала учета – это собственноручный ввод начальных остатков, а, возможно, и документов, и последующее ведение учета. Такой подход применим в том случае, если, например, вы ведете учет в совсем небольшой организации, документов немного, объем работ по вводу данных, позволяющих вести учет в программе, невелик. Подобный сценарий возможен как при переходе с более старых на более новые версии программ, так и в том случае, если ранее вы вели учет без использования специализированного ПО.

При работе в 1С: Бухгалтерии, если говорить о начале ведения учета «с нуля», можно выделить последовательность учетных работ, некоторые из которых производятся на этапе начальной настройки системы, некоторые являются периодическими. В частности, можно говорить о следующей последовательности действий:

1. Заполнение сведений об организации, учет хозяйственной деятельности которой ведется в системе. В одной базе можно вести учёт нескольких организаций. Удобство такого подхода заключается в том, что для учета по разным организациям могут применяться общие списки объектов. Например – контрагентов, товаров, материалов. Это экономит время на ввод данных. Нужно отметить, что учёт по нескольким организациям не поддерживают базовые версии 1С: Бухгалтерии. Однако, если учёт по нескольким организациям нужен пользователю базовой версии, он может вести учёт по ним в разных информационных базах.

2. Настройка параметров программы, параметров учёта и учетной политики по бухгалтерскому и налоговому учету. От этих параметров зависят особенности отражения операций в учете.

3. Заполнение сведений о контрагентах организации – то есть о её деловых партнёрах, ввод данных о сотрудниках, о товарах, материалах, основных средствах.

4. Ведение периодических учетных работ – ввод документов, построение периодически требующихся бухгалтерских отчётов.

5. Ежемесячное выполнение работ по закрытию месяца.

6. Периодическое формирование различных отчётов – как для внутреннего использования, так и для передачи, например, в налоговые органы.

7. Ежегодное выполнение работ по закрытию года и формируется годовая отчётность.

В практическом учете обычно присутствую отклонения от вышеописанной процедуры. Например, сведения о новых контрагентах нередко вводят в процессе внесения в систему документов, отражающих взаимодействие организации с этими контрагентами.

Если речь идёт о варианте начала учета, когда в новую базу переносятся данные старой базы, то мы получаем некоторый набор исходных данных (сведения об организации, контрагентах, сотрудниках, номенклатурных позициях и т.д.), однако, система нуждается в первоначальной настройке. Если работа начинается с ручного переноса данных, то, помимо настроек и других действий, перечисленных выше, нужно выполнить ввод начальных остатков по счетам.

Выше мы упоминали о документах, справочниках, отчётах. Понимание назначения и особенностей этих и других объектов играет важную роль в успешном освоении 1С: Бухгалтерии. Рассмотрим особенности работы с основными объектами системы. Начнём с объекта, который можно назвать ядром любой учетной системы.

План счетов

Взгляните на рис. 2.6. Здесь приведено окно Все функции, в котором содержится перечень видов объектов, на которых строится работа 1С: Бухгалтерии. Среди них можно заметить группу Планы счетов. В этой группе присутствует один объект: План счетов бухгалтерского учета. Для его быстрого вызова можно воспользоваться командой План счетов бухгалтерского учета, расположенной в группе параметров Настройки учетана Панели навигациив разделе Справочники и настройки учета, рис. 2.10.

Рис. 2.10. План счетов бухгалтерского учета

В дальнейшем пути для вызова объектов мы будем приводить в следующем виде: Справочники и настройки учета > Настройки учета > План счетов бухгалтерского учета. Если в подобном пути вам встретится упоминание отчета, например Справочники и настройки учета > Стандартные отчеты > Шахматная ведомость, значит речь идёт о Панели действий(она, напомним, расположена сверху), если отчёты не упоминаются – речь идёт о Панели навигации(слева). В Панели действийв различных разделах программы расположены, преимущественно, команды вызова отчётов. В случаях, когда нам нужны другие команды из этой панели, об этом будет упомянуто особо.

В 1С: Бухгалтерии 3.0. имеется набор счетов, соответствующий законодательно утвержденному Единому плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Счета, которые представлены в Плане счетовновой конфигурации, заданы разработчиками. Обратите внимание на то, что в левой колонке списка счетов присутствует значок «Т», рядом с которым можно увидеть желтую точку. Эта точка означает, что перед нами предопределенные счета, заданные на этапе создания системы. Эти счета нельзя удалить в пользовательском режиме, однако, они могут подвергаться настройкам с вашей стороны в тех случаях, когда это необходимо, в пределах, заданных разработчиком. Если в стандартном Плане счетов не хватает какого-то нужного для вас счета – вы можете создать новый счет самостоятельно. Обычно в таких случаях речь идет о субсчетах, однако, может возникнуть необходимость включения в стандартный план счетов собственного счета первого порядка. При создании нового счета вам нужно будет настроить его свойства, от которых зависят возможности по использованию счета в учете. Рядом со значком счета, созданного в пользовательском режиме, нет точки.

Пользуясь Планом счетов, да и другими объектами, не пренебрегайте справочной системой программы. В случае с Планом счетов, обратите внимание на кнопку Описание счета, расположенную на панели инструментов. Если выделить интересующий вас счет и нажать на эту кнопку, вы получите краткую справку о свойствах счета и об особенностях его использования в бухучете.

Каждый счет, присутствующий в Плане счетов, имеет свойства, настройка которых и определяет особенности использования счета. Рассмотрим эти свойства. Для того, чтобы открыть форму счета, то есть, окно, где можно просмотреть и настроить свойства счета, можно сделать двойной щелчок по счету или, выделив его в списке счетов, нажать на кнопку Изменить (или открыть) текущий элемент. Кнопка расположена в верхней части окна плана счетов. Откроем карточку счёта 01 «Основные средства», рис. 2.11.

Рис. 2.11. Карточка счета 01 «Основные средства»

Рассмотрим свойства счета.

Код счета– это многоуровневый код, который имеет маску вида @@@.@@.@. Это – шаблон формирования номера. Данный шаблон означает, что код счета может состоять из любых символов, причем, для счетов первого порядка отводится первых три позиции в коде счета, две позиции после первой точки предназначены для нумерации субсчетов первого порядка, последний символ – для субсчетов второго порядка. Если вас интересует, откуда известны такие подробности о счетах (это касается и внутреннего устройства других объектов), вы можете открыть систему в Конфигураторе, найти в дереве конфигурации нужный вид объекта и изучить его свойства. Для того, чтобы это сделать, нужно вызвать окно запуска 1С: Предприятие, выделить информационную базу и нажать на кнопку Конфигуратор. После того, как Конфигуратор загрузится, нужно выполнить команду меню Конфигурация > Открыть конфигурацию.В левой части окна появится панель со списком типов объектов. Нас интересует группа Планы счетов, развернем её, после чего достаточно выполнить двойной щелчок мышью по объекту Хозрасчетный. На закладке Данныеокна свойств объекта можно увидеть, какая маска кода к нему применяется, рис. 2.12.

Рис. 2.12. План счетов, открытый в Конфигураторе

Хотя конфигуратор предназначен для разработчиков, и бухгалтер может воспользоваться им для выяснения подробностей устройства объектов. Конфигуратор, после того, как вы нашли то, что искали, можно закрыть. По умолчанию конфигурация заблокирована от изменений, то есть, воспользовавшись конфигуратором при исследовании 1С: Бухгалтерии, вы не рискуете нарушить работу системы.

Кодировка счета соответствует кодировке, приведенной в законодательно утвержденном Плане счетов. Помимо «обычных» счетов в компьютерном Плане счетов присутствуют некоторые специальные счета, например, это счета с кодом счета первого уровня УСН, используемые для целей учета по упрощенной системе налогообложения и некоторые другие. Балансовые и забалансовые счета находятся в одном и том же Плане счетов.

Код быстрого выбора– предназначен для организации быстрого выбора счетов в формах при заполнении сведений о бухгалтерских операциях (проводках). У счетов первого уровня он обычно совпадает с кодом счета, счета второго уровня (то есть – субсчета первого уровня) имеют коды быстрого выбора, совпадающие с их кодировкой, но не содержащие точки. Коды быстрого выбора ускоряют заполнение полей в документах.

Наименование– здесь приводится наименование счета, как правило, в соответствии с Планом счетов.

Вид счета– это свойство зависит от отношения счета к балансу и может принимать значения Активный, Пассивныйи Активный/Пассивный(для активно-пассивных счетов). На рис. 2.4. вы можете видеть карточку пассивного счета 80.01 «Обыкновенные акции».

Рис. 2.13. Карточка счета 80.01 «Обыкновенные акции»

В частности, активные счета, при нормальном порядке ведения учета, имеют дебетовое сальдо, пассивные – кредитовое (сальдо может и отсутствовать на различных видах счетов), активно-пассивные могут иметь остатки и по дебету и по кредиту. При формировании отчетов система анализирует данные свойства счетов и в случае появления «неправильного» сальдо показывает его в отчете со знаком «минус» и красным цветом. «Красные» остатки еще не позволяют сделать вывод о неправильном ведении учета – в реальном бухгалтерском учете возможны различные ситуации, однако, подобная ситуация, если она возникла неожиданно, а не стала следствием сознательного нарушения обычного порядка учета, является, как минимум, сигналом для анализа состояния учета на «проблемных» счетах.

Подчинен счету– эта настройка определяет иерархические взаимоотношения в Плане счетов. Именно от нее зависит, какой счет считать субсчетом для некоторого счета (а не от кода счета, код может быть любым, лишь для удобства коды организованы в понятной форме). Рассматриваемый счет 01 «Основные средства» не подчинен никакому другому счету, он является счетом первого порядка. Счет 80.01 «Обыкновенные акции» подчинен счету 80 «Уставный капитал». Если счет имеет субсчета, это означает, что данный счет сам по себе использоваться в проводках не может, специально для запрета использования счета в проводках у счетов первого уровня устанавливают свойство Счет является группой и не выбирается в проводках. Данное свойство установлено, например, у счета 01 «Основные средства», у счета 80 «Уставный капитал». Дело в том, что остатки и обороты по счету, имеющему субсчета, должны быть равны остаткам и оборотам по его субсчетам. Это требование и приводит к недопустимости использования счетов, имеющих субсчета, в проводках.

Забалансовый– данный признак устанавливается для забалансовых счетов. Например, он установлен для счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», рис. 2.14.

Рис. 2.14. Карточка счета 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»

Учет на забалансовых счетах не ведется методом двойной записи, как это делается для балансовых счетов.

Счет является группой и не выбирается в проводках– данный признак устанавливается у счетов, имеющих субсчета для того, чтобы гарантировать равенство остатков и оборотов по счету и по всем его субсчетам.

Группа параметров Виды учета по счетувключает в себя следующие опции:

Валютный– предусматривает ведение валютного учета по счету.

Количественный– включает и отключает количественный учет.

Учет по подразделениям– включает или отключает ведение учета по подразделениям.

Налоговый (по налогу на прибыль)– участие счета в налоговом учете для целей расчета налога на прибыль организаций.

Группа параметров Виды субконто, во-первых, содержит набор субконто счета, во-вторых, позволяет просматривать и настраивать виды учета по субконто.

Субконто в 1С: Предприятие – это аналитический разрез. Например, если у счета имеется субконто Номенклатура, это значит, что по данным, хранящимся на счете, можно узнать, какова стоимость различных видов номенклатуры (товаров, материалов и т.д.), имеющихся в организации. Если при этом у субконто Номенклатураеще и включен признак Количественный– мы сможем получить данные не только об общей стоимости номенклатуры, но и об ее количестве. На счете может присутствовать до трех субконто. Обычно состав субконто отдельных счетов меняется при выполнении некоторых настроек программы. Например, это относится к настройке учета запасов на складах, когда к некоторым счетам автоматически добавляется субконто Склады. Состав субконто можно настраивать и самостоятельно, однако, если вид субконто является предопределенным, его нельзя ни удалить в пользовательском режиме, ни отредактировать, то же самое касается и видов субконто, добавленных к счетам в ходе работы механизмов настройки системы. В некоторых организациях особенности учета диктуют использование большего количества субконто счёта, чем три. Для того, чтобы реализовать подобную функциональность в 1С: Бухгалтерии, требуется доработка конфигурации.

Обычно в качестве хранилищ значений субконто выступают справочники (подробнее о них мы поговорим ниже). Например, вид субконто Номенклатурасоответствует справочнику Номенклатура, в котором уже хранятся конкретные номенклатурные позиции (скажем, Мука, Сахар, Бензини т.д.), которые и выбираются при вводе в систему бухгалтерской записи. В качестве значений субконто могут использоваться не только справочники.

Обратите внимание на флаг Только обороты. Его установка для некоторого вида субконто приводит к тому, что система, для данного вида субконто, не будет выводить показатели остатков по отдельным объектам аналитики. В то же время, в целом по счету поддержка учета остатков сохраняется.

Виды субконто, которые можно назначать счетам, хранятся в плане видов характеристик Виды субконто хозрасчетные. При добавлении к счёту нового субконто (по кнопке Добавитьв группе параметров Виды субконто), после нажатия на кнопку с тремя точками в поле Наименование, открывается окно данного плана видов характеристик, рис. 2.15., из которого можно выбрать нужный вид субконто.

Рис. 2.15. Добавление к счёту нового субконто

Планы видов характеристик используются для описания и хранения видов характеристик объектов аналитического учета. В нашем случае здесь хранятся виды характеристик субконто. Каждый вид имеет наименование и тип значения (например, вид субконто Номенклатураимеет тип значения Номенклатура, который указывает на справочник с таким же названием).

Рассматриваемый план видов характеристик предназначен для того, чтобы указать на то, какие субконто могут использоваться для организации аналитического учета. По умолчанию в данном плане предусмотрено достаточно много видов характеристик, однако на практике может возникнуть необходимость расширить список видов характеристик. Например – для того, чтобы организовать аналитический учет по объектам, которых нет в списке по умолчанию.

При создании нового элемента (по нажатию на кнопку Создать) для него нужно указать наименование и тип – а в качестве типа может быть использован любой из доступных типообразующих объектов (справочник, документ, перечисление).

В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто. Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные.

Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик и выбрать для него в качестве типа значения Субконто. Задать конкретные значения субконто можно будет в ходе создания бухгалтерских операций, в которых используется данное субконто. На рис. 2.16. вы можете видеть процесс создания нового вида субконто.

Рис. 2.16. Создание нового вида субконто

В поле Наименованиедостаточно ввести наименование субконто. А при заполнении поля Тип значения, после щелчка на кнопку с тремя точками в его правой части, появится список для выбора доступных типов. Для выбора нескольких типов в списке нужно установить флаг Составной тип данных.

После завершения редактирования объекта можно нажать на кнопку Записать и закрыть– тогда он будет записан в базу данных, окно будет закрыто. Если вы хотите сохранить данные и продолжить редактирование (это вполне оправдано, если, например, вы работаете с объектом, который имеет множество свойств и хотите сохранить работу), можно нажать на кнопку Записать объект(на ней изображена дискета). Если после редактирования объекта вы поняли, что сделали что-то не так и хотите отменить все изменения, то, если объект вы еще не сохраняли, вы можете закрыть окно редактирования с помощью обычной кнопки закрытия окна. При этом будет выведено окно с предложением сохранить изменения. Ответьте на него отрицательно.

Обратите внимание на то, что методы работы, применимые к одним объектам, обычно применимы и к другим. То есть, освоив какой-либо прием работы для одного вида объектов, вы, фактически, освоили его и для всех остальных объектов, к которым он применим.

Хотя план счетов можно считать ядром учетной системы, сам по себе он не хранит никаких данных о хозяйственных операциях. Для хранения таких данных используются другие объекты – регистры. В частности, для хранения информации о бухгалтерских операциях используется регистр бухгалтерии, который выполняет функцию журнала проводок.

Журнал проводок

Для того чтобы открыть журнал проводок, рис. 2.17., можно нажать на кнопку Журнал проводок в окне плана счетов.

Рис. 2.17. Журнал проводок

В журнале хранятся бухгалтерские записи. Они несут сведения о дебетуемом и кредитуемом счете, о сумме записи, данные по необходимым аналитическим разрезам (субконто), при необходимости, количественные, валютные показатели, данные для налогового учета.

Журнал проводок хранит записи в «сыром» виде, его задача – хранение исходных данных. А вот уже на основе данных, которые хранятся в регистре бухгалтерии, строятся бухгалтерские отчеты. Обычно регистр бухгалтерии просматривают для того, чтобы, например, проверить правильность ввода какой-нибудь проводки, или выполнить другое подобное действие. Для анализа бухгалтерской информации используют отчеты.

Для перехода к документу, благодаря которому запись попала в журнал, достаточно сделать двойной щелчок по нужной записи.

Обратите внимание на три поля в верхней части окна Журнала проводок. Это – поля Счет, Организация, Документ. Подобные поля встречаются и в других списках объектов. Такие поля позволяют быстро фильтровать список, отображать в нём только то, что относится к выбранным критериям отбора. Так, в демонстрационной базе показано ведение учета по нескольким организациям. Одна из них, Конфетпром, указана как основная в справочнике Организации, поэтому при вызове Журнала проводокмы, во-первых, видим в поле Организацияназвание этой организации, во-вторых, видим в рабочей области журнала только проводки, относящиеся к данной организации. Если нам нужны проводки по всем организациям – мы можем просто очистить поле Организация, нажав на кнопку с крестиком в его правой части. Если нужны данные по какой-нибудь другой организации – можем нажать на кнопку с тремя точками и выбрать из появившегося списка нужную организацию. То же самое применимо и к другим подобным полям.